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一、發(fā)文管理應(yīng)注意的事項(xiàng)：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁(yè)面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標(biāo)題用小標(biāo)宋二號(hào)字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號(hào)字。如果文中有標(biāo)題需要強(qiáng)調(diào)，不能用仿宋加粗，而應(yīng)該用黑體三號(hào)字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時(shí)間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)在文件的標(biāo)題后用圓括號(hào)注明。例如：“《紹興市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開展情況的通報(bào)》（紹市國(guó)稅辦〔2004〕444號(hào)）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”、第二層為“（一）”，第三層為“1 .”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

6.公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后空一行再空兩格、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。并把附件放在附件欄中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

7.成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)、聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

8.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。上報(bào)的公文，標(biāo)題中不標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

9.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，如其標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可以自擬事由摘要轉(zhuǎn)發(fā)，但不能以上級(jí)機(jī)關(guān)公文的發(fā)文號(hào)代替。

10.主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

11.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

12.“報(bào)告”與“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格分開，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

13. 抄送多個(gè)單位，中間用逗號(hào)隔開，結(jié)尾用句號(hào)。例如：“抄送：×××，××××，××。”

（二）審批

1.簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批意見。

2.公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由擬稿人所屬部門領(lǐng)導(dǎo)初審簽名后，送辦公室審核。其中涉稅規(guī)范性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后一律先送市局法規(guī)處復(fù)審，再送辦公室審核。辦公室核稿時(shí)發(fā)現(xiàn)未經(jīng)法規(guī)處復(fù)審的涉稅規(guī)范性文件應(yīng)及時(shí)退回?cái)M稿部門。

二、普通收文處理

1.辦公室應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見。

2.辦公室收發(fā)人員在分送分管領(lǐng)導(dǎo)要求閱示的同時(shí)，應(yīng)同時(shí)分送其他局領(lǐng)導(dǎo)傳閱。對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)處理完畢的文件，收發(fā)人員應(yīng)逐份查閱領(lǐng)導(dǎo)批示，并按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。

3.承辦或牽頭承辦部門在收到文件后應(yīng)及時(shí)辦理，并在文件注辦欄內(nèi)明確處理意見或辦理結(jié)果，同時(shí)簽名。閱辦文件如有明確辦理時(shí)限的，按要求辦理，如無(wú)明確規(guī)定的，在五個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢并向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)內(nèi)容涉及面廣，問(wèn)題較復(fù)雜，不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢的，主辦單位應(yīng)當(dāng)向上級(jí)或者有關(guān)方面說(shuō)明原因。對(duì)需向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后才能辦理的，應(yīng)及時(shí)向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。其他傳閱文件一般在二個(gè)工作日內(nèi)閱畢，可以不簽名。 計(jì)算機(jī)公文處理中的流程及要點(diǎn)

一、收文處理 收文登記、 收文掃描后進(jìn)入公文處理系統(tǒng)。

擬辦。由辦公室專人處理，填寫擬辦意見轉(zhuǎn)交收發(fā)人員信箱。

批辦。局領(lǐng)導(dǎo)閱批文件在個(gè)人信箱中處理，在閱批并簽名后轉(zhuǎn)回辦公室。 辦公室收發(fā)人員根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見將文件分送有關(guān)部門。凡局領(lǐng)導(dǎo)有重要批示內(nèi)容的文件，文書人員應(yīng)及時(shí)抄送辦公室領(lǐng)導(dǎo)，以便加強(qiáng)督查。

注辦。各部門具體承辦人員要根據(jù)文件辦理要求和局領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)辦理。辦理結(jié)束后應(yīng)在收文處理簽的“注辦”欄中填寫辦理情況和結(jié)果，并簽名。 注辦時(shí)應(yīng)注意查看擬辦意見和局領(lǐng)導(dǎo)批示意見。 各部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對(duì)本部門閱辦文件的辦理情況進(jìn)行檢查，確保文件及時(shí)正確辦理完畢。

二、發(fā)文處理

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時(shí)，必須先正確填寫“文頭紙”欄下的各個(gè)項(xiàng)目，標(biāo)注主題詞可使用“自動(dòng)標(biāo)引”功能，并根據(jù)主題詞標(biāo)引的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)入“正文、附件”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關(guān)的參考文件，應(yīng)在“外收文登記簿”中選擇，建立關(guān)聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應(yīng)由擬稿人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認(rèn)起草完畢后，將文件發(fā)送本部門負(fù)責(zé)人初審。 擬稿人起草的文件凡可以公開的，應(yīng)設(shè)定為共享文件，以便其它工作人員查詢。

審稿。部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“初審”。初審公文，應(yīng)通過(guò)“編輯”功能進(jìn)入計(jì)算機(jī)文稿，認(rèn)真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細(xì)內(nèi)容寫入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應(yīng)在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認(rèn)”鍵退出。 需其它部門會(huì)簽的文件，應(yīng)在會(huì)簽欄中選擇會(huì)簽部門，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門。會(huì)簽部門在會(huì)簽時(shí)應(yīng)通過(guò)“編輯”功能審閱計(jì)算機(jī)文稿，產(chǎn)生會(huì)簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回?cái)M稿部門。擬稿部門在確認(rèn)會(huì)簽完畢無(wú)誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會(huì)簽的文件應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)。外單位會(huì)簽完畢后，主辦部門應(yīng)先將外單位會(huì)簽文稿送局領(lǐng)導(dǎo)審閱確認(rèn)，然后將外單位會(huì)簽意見輸入計(jì)算機(jī)文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。送外單位會(huì)簽的紙質(zhì)文稿應(yīng)送辦公室歸檔。

核稿。公文經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后，應(yīng)根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法規(guī)部門復(fù)審或辦公室秘書初核。凡涉稅規(guī)范性文件應(yīng)先送法規(guī)部門復(fù)審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復(fù)審后，應(yīng)發(fā)回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核后再發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應(yīng)的會(huì)簽版本、初核版本和復(fù)核版本，并在“文頭紙”上相應(yīng)的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對(duì)不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應(yīng)在寫明意見并簽名后退回主辦部門。 各單位每個(gè)工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發(fā)來(lái)的電子文件。各單位接到電子文件后要及時(shí)按辦文程序處理，不得延壓。

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