出納員在每日或每月結(jié)賬時(shí)，特別是在每日結(jié)賬時(shí)，會(huì)出現(xiàn)日記賬的期末余額與期初余額加本期收入總數(shù)減本期支出總數(shù)的合計(jì)數(shù)不符，或者日記賬期末余額與總賬期末余額不符合的情況。一旦發(fā)生這種情況，出納員應(yīng)采用正確的方法迅速查明原因，按規(guī)定方法予以更正。

一、錯(cuò)賬原因

導(dǎo)致出納錯(cuò)賬的原因是多種多樣的，概括起來(lái)主要包括如下幾種：

（1）記賬方向錯(cuò)誤。在記賬時(shí)，在賬簿中借方與貸方的記載顛倒，把借方記成貸方或把貸方記成借方。如果把應(yīng)記的紅字的數(shù)字誤記為藍(lán)字；或把應(yīng)記的藍(lán)字?jǐn)?shù)字誤記為紅字，這也屬于記賬方向錯(cuò)誤。

（2）漏記。在記賬時(shí)將某一憑證的金額的數(shù)字遺漏未記入賬簿。

（3）重記。將已經(jīng)登記入賬的金額數(shù)字，又重復(fù)記入賬簿。

（4）記錯(cuò)科目。在記賬時(shí)“張冠李戴”，如將現(xiàn)金記入銀行存款科目。

（5）數(shù)字位數(shù)移位。在記賬時(shí)將數(shù)字位數(shù)移動(dòng)，即以大寫(xiě)?。ㄉ賹?xiě)1個(gè)或幾個(gè)0）或以小寫(xiě)大（多寫(xiě)1個(gè)或幾個(gè)0）。例如將100寫(xiě)成10，或?qū)?0寫(xiě)成100，等。

（6）數(shù)字位數(shù)顛倒。在記賬時(shí)，將某一數(shù)字中相鄰的兩位顛倒登記入賬。如將12寫(xiě)成21，123寫(xiě)成132等。

（7）結(jié)賬時(shí)計(jì)算錯(cuò)誤。結(jié)賬時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)字打錯(cuò)，余額記錯(cuò)；從而導(dǎo)致不符。

（8）其他不規(guī)則錯(cuò)誤。

二、錯(cuò)賬查找技巧

1、順查法

即按照原來(lái)賬務(wù)處理的順序從頭到尾進(jìn)行普遍查找的方法。主要用于期末對(duì)賬簿進(jìn)行的全面核對(duì)和不規(guī)則的錯(cuò)誤查找。對(duì)于查過(guò)的賬目要在數(shù)字旁邊打“√”或其他記號(hào)，以免重復(fù)查找。

2、逆查法

即與原來(lái)賬務(wù)處理的順序相反，從尾到頭地普遍檢查的力法。如果出納員認(rèn)為錯(cuò)誤可能出在當(dāng)天最后幾筆業(yè)務(wù)或者當(dāng)月最后幾天的業(yè)務(wù)上，那么，按照這樣倒過(guò)來(lái)的順序查找，有時(shí)可以事半功倍。

3、抽查法

是指抽取賬簿記錄當(dāng)中的某些部分進(jìn)行局部檢查的方法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有差錯(cuò)，出納員可根據(jù)差錯(cuò)的具體情況從賬簿中抽查部分內(nèi)容，而不必核對(duì)全部?jī)?nèi)容。例如，差錯(cuò)數(shù)字只在角位、分位，或者只是整數(shù)百位、千位，就可以縮小查找范圍，專(zhuān)門(mén)查看角位、分位或者百位、千位的數(shù)字，其它的數(shù)字不必一一檢查。

4、偶合法

除此之外，在出納錯(cuò)賬的查找中，經(jīng)常使用偶合法。所謂偶合法，即根據(jù)賬簿記錄差錯(cuò)中最常見(jiàn)的規(guī)律，根據(jù)差錯(cuò)的情況來(lái)推測(cè)差錯(cuò)原因進(jìn)而查找差錯(cuò)的一種查找方法。主要用來(lái)查找?guī)в幸?guī)律性原因造成的差錯(cuò)。 如出納員推測(cè)可能是漏記、重記的差錯(cuò)，可用“差數(shù)法”，即根據(jù)核對(duì)不相符的差額進(jìn)行查找。如日記賬余額比總賬余額少300元，出納員推斷可能是漏計(jì)了一筆300元的憑證，則可以查找金額為300元的憑證。如多300元，出納員推測(cè)屬于重記，則同樣可查找是否將金額為300元的憑證重復(fù)登記。 如出納員推測(cè)可能是記反方向，則賬簿中反映的錯(cuò)誤差額必定是偶數(shù)，可用“二除法”即用不相符的差數(shù)除以2，如被除盡，然后根據(jù)商數(shù)從賬簿記錄中去查找差錯(cuò)。如果發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金少記了164元，出納員推測(cè)可能是記反方向，則將164除以2得出82，從賬簿記錄中去找金額為82的賬目進(jìn)行核對(duì)即可。 如果出納員推測(cè)可能是數(shù)字位置顛倒或數(shù)字位數(shù)移位造成的差錯(cuò)，可用“九除法”，即用不相符的差數(shù)除以9，如被除盡，然后根據(jù)商數(shù)，檢查是否有相同數(shù)字移位，如無(wú)相同數(shù)則考慮為相鄰兩個(gè)數(shù)字顛倒。

（1）數(shù)字移位的查找方法。 數(shù)字移位是指記賬時(shí)以小寫(xiě)大或者以大寫(xiě)小造成的錯(cuò)誤，如將40元誤記為400元，錯(cuò)位的差異數(shù)為360，使其原數(shù)擴(kuò)大了9倍，將差數(shù)除9為40就是移位數(shù)?；?qū)?00元錯(cuò)記為60元，差數(shù)為540元，差數(shù)為540，除9得60就是移位數(shù)。計(jì)算出移位數(shù)后，就要分析：如果是賬上多記，則要在憑證上查是否與移位數(shù)相同的數(shù)，并看其是否記錯(cuò)；如果是賬上少記，則要在賬上查是否有與錯(cuò)位數(shù)相同的數(shù)，并看其是否記錯(cuò)。 如推測(cè)可能是移動(dòng)兩位數(shù)字造成的差錯(cuò)，比如將10寫(xiě)成了l000或者將1000寫(xiě)成10，可用“九九除法”，即以不相符的差數(shù)除以99，如能除盡，然后根據(jù)商數(shù)去查找。

（2）數(shù)字顛倒的查找方法。 記賬時(shí)往往會(huì)將某一組數(shù)字的幾個(gè)數(shù)字顛倒，如將12345誤記為12354，差額為9，或?qū)?2345誤記為12435，差額為90.數(shù)字錯(cuò)誤的特征是：①差數(shù)是9的倍數(shù)；②差額數(shù)碼相加之和是9；⑧被顛倒的兩個(gè)數(shù)碼之差，是差額除以9所得的商。如果發(fā)現(xiàn)上述情況，說(shuō)明數(shù)字可能顛倒。再根據(jù)差額數(shù)字分析數(shù)字顛倒的可能性，有目的地對(duì)某些數(shù)字進(jìn)行重點(diǎn)查對(duì)。兩位數(shù)字顛倒只有45種情況。 如果差額數(shù)是10倍，即90，則數(shù)字顛倒錯(cuò)誤發(fā)生在百位和十位之間，只要在數(shù)字的百位和十位之間檢查有無(wú)顛倒即可，并以上類(lèi)推。