非定額備用金是指單位對非經常使用備用金的內部各部門或工作人員，根據每次業(yè)務所需備用金的數額填制借款憑證，向出納員預借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財務部門報銷，多退少補，一次結清，下次再用時重新辦理領借手續(xù)。報銷時財務部門編制轉帳憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應收款”科目。對于實際支出額小于預借金額的應編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金;對于實際支出大于預借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補給經辦人員墊付的款項。
例:大新公司對行政科采用非定額備用金制度,行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應收款——備用金(行政科) 1600
貸：現(xiàn)金 16O0
行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1520
現(xiàn)金 80
貸：其他應收款——備用金(行政科) 1600
出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。
如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1780
貸：其他應收款——備用金(行政科) 16O0
現(xiàn)金 180
出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。
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