1.現(xiàn)金庫存管理的基本規(guī)定

(1)收入的現(xiàn)金不準(zhǔn)以個人儲蓄存款方式存儲。

小企業(yè)收入的所有現(xiàn)金應(yīng)由財會部門統(tǒng)一管理，存儲在財會部門或開戶銀行，無論是收入的利息歸小企業(yè)所有還是歸個人所有，都不能以個人儲蓄方式存入銀行。

(2)不能以“白條”抵庫。

“白條”，是指沒有審批手續(xù)的憑據(jù)，故“白條”不能作為記賬的憑據(jù)。其危害主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

用“白條”頂?shù)脂F(xiàn)金，使實際庫存現(xiàn)金減少，日常零星開支所需的現(xiàn)金不足，還往往會使賬面現(xiàn)金余額超過庫存現(xiàn)金限額。

用“白條”支付現(xiàn)金，付出隨意性大，容易產(chǎn)生揮霍浪費、挪用公款等問題，付出后不能及時進(jìn)行賬務(wù)處理，不便于進(jìn)行財務(wù)管理。

“白條”一般不便于管理，一旦丟失，無據(jù)可查，難以分清責(zé)任，有時會給小企業(yè)或個人造成不應(yīng)有的損失。

(3)不準(zhǔn)設(shè)“賬外賬”和“小金庫”。

“賬外賬”，是指有的小企業(yè)將一部分收入沒有納入財務(wù)統(tǒng)一管理，而是在小企業(yè)核算賬簿之外另設(shè)一套賬來記錄財務(wù)統(tǒng)管之外的收入?！百~外賬”有的是財會部門自己設(shè)置的，也有的是小企業(yè)其他部門設(shè)置的。

“小金庫”又稱“錢柜”，是小企業(yè)庫存之外保存的現(xiàn)金和銀行存款，一般情況下與小企業(yè)設(shè)置的“賬外賬”相關(guān)聯(lián)，有“賬外賬”就有“小金庫”，有“小金庫”就有“賬外賬”。

設(shè)置“賬外賬”和“小金庫”是侵占、截留、隱瞞收入的一種違法行為，為各種違法違紀(jì)提供了條件，危害性極大，必須堅決予以取締。

2.庫存現(xiàn)金限額的核定

庫存現(xiàn)金限額，是指為保證小企業(yè)日常零星支付按規(guī)定允許留存現(xiàn)金的最高數(shù)額。庫存現(xiàn)金的限額，由開戶銀行根據(jù)開戶小企業(yè)的實際需要和距離銀行遠(yuǎn)近等情況核定。其限額一般按照企業(yè)3至5天日常零星開支所需現(xiàn)金確定。遠(yuǎn)離銀行機構(gòu)或交通不便的小企業(yè)可依據(jù)實際情況按規(guī)定及時送存銀行。

按照規(guī)定，庫存現(xiàn)金限額每年核定一次。其核定程序為：

(1)由開戶小企業(yè)與開戶銀行協(xié)商核定庫存現(xiàn)金限額。

核定公式為：

庫存現(xiàn)金限額=每日零星支出額×核定天數(shù)

每日零星支出額=月(或季)平均現(xiàn)金支出總額(不包括定期性的大額現(xiàn)金支出和不定期的大額現(xiàn)金支出)÷月(或季)平均天數(shù)

(2)由開戶小企業(yè)根據(jù)銀行核定的庫存現(xiàn)金限額填報“庫存現(xiàn)金申請批準(zhǔn)書”。

(3)開戶小企業(yè)將申請批準(zhǔn)書報送主管部門，小企業(yè)主管部門簽署意見后，再報開戶銀行審查批準(zhǔn)。開戶銀行經(jīng)過審查、核定和綜合平衡之后，在申請批準(zhǔn)書上填寫批準(zhǔn)限額數(shù)。開戶小企業(yè)以開戶銀行批準(zhǔn)的限額數(shù)作為庫存現(xiàn)金限額。經(jīng)核定的庫存現(xiàn)金限額，小企業(yè)必須嚴(yán)格遵守。需要增加或減少庫存現(xiàn)金限額時，應(yīng)向開戶銀行提出申請，由開戶銀行核定。

一般而言，每日現(xiàn)金的結(jié)余數(shù)不得超過核定的限額，所有超過限額的現(xiàn)金必須于當(dāng)天送存銀行。但庫存現(xiàn)金用完后或留存的庫存現(xiàn)金低于庫存限額，除可以用非業(yè)務(wù)性的零星現(xiàn)金收入(如退回差旅費，出售廢品收入等現(xiàn)金收入)來補充(允許坐支的單位可以從業(yè)務(wù)收入中補充)外，均應(yīng)向銀行領(lǐng)取現(xiàn)金補足限額。小企業(yè)向開戶銀行領(lǐng)取部分，不能超過補充限額不足部分。再者，小企業(yè)向開戶行領(lǐng)取零星現(xiàn)金時，在現(xiàn)金支票用途欄應(yīng)注明“備用金”字樣，不屬于備用金范圍需要的現(xiàn)金，應(yīng)另開現(xiàn)金支票領(lǐng)取。對沒有在銀行單獨開戶的附屬單位需要保留現(xiàn)金，也應(yīng)核定限額，其限額應(yīng)包括在開戶小企業(yè)的庫存限額之內(nèi)。