行文規(guī)則是指各級機關(guān)公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進(jìn)入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關(guān)的行文關(guān)系，即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。

機關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型：第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關(guān)與下級機關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的平行關(guān)系。如全國各某某、自治區(qū)、直轄某地人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，均為不相隸屬關(guān)系。如軍事機關(guān)與各級地方人民政府之間。

根據(jù)公文授受機關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。

公文標(biāo)題中常見病例分析

標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規(guī)范

例1、“秘書工作”部、“秘書工作”部、“秘書工作”部、“秘書工作”部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例2、“秘書工作”高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。

例3、“秘書工作”高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例4、“秘書工作”某某教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例5、“秘書工作”高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。

例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項錯誤：1、動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3、“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例6、“秘書工作”關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。

例7、“秘書工作”關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。

例8、“秘書工作”關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。

病例分析：

例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。

例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某某地批準(zhǔn)“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用"函"”。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。

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