總結會的含義

經驗總結交流會即在某項工作進行到某一階段或者宣告結束之后，有關領導機關為總結工作、評比表彰先進、交流經驗和推廣先進經驗而召開的會議。

總結會會務工作的一般程序

1．制定會議計劃

1)確定會議主題或議題

會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定著會議的性質和方向，是

會議目標的體現(xiàn)。議題是對會議主題的細化，是由領導決定的。確定主題的主要方法：一是要有確實的依據(jù)，二是必須要結合本單位的實際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領導提出；二是領導提出會議的目標和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經篩選整理后，報領導審定。會議的議題無論是領導提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應建立在調查研究、實事求是的基礎上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學合理，具有較強的針對性。

2)確定會名、規(guī)模、規(guī)格人員名單

(1)確定會議名稱。會議名稱應當根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成：會議主辦單位的名稱、會議的主題、會議的類型。

(2)確定會議的規(guī)模和規(guī)格。會議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會議的內容或議題。內容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應當本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。

(3)提出參加會議的范圍或人員名單。在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎上，提出參加會議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會議應當由何種層級或何種身份的人參加，這里所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于會議的需要。

3)擬訂會議的時間與會期

(1)提出會議召開的時間。召開會議的時間應當在會議議題確定下來之后，原則上應盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點。

①要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領導人及被邀請的主要領導人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。

②主要領導人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開會議，緊急會議除外。

③會見會談性會議應當事先同主、賓雙方商議之后，再確定會議召開的時間。

(2)確定會期。會期是指召開會議時間的長短。確定會期應當與會議的內容緊密聯(lián)系。即內容多，議題復雜，需要與會人員充分發(fā)表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應當遵循精簡效能的原則，盡量開短會。為此，可以采取限定發(fā)言時間的做法，以提高會議的效率。

4)擬定會議地點

會議地點的重要性更是不容置疑的。會議地點的物質條件——設施、環(huán)境和工作人員對會議的成功舉辦起著關鍵的作用。一般情況下，會議組織者和策劃委員會將直接參與會議的選址工作，不過，還有很多時候，會議地點的選擇是由其他人來完成的。

選擇會議地點應當考慮如下因素。

(1)與會者與會場的距離。

(2)與會者下榻酒店與會場間的距離。

5)擬訂會議的議程與日程安排

(1)會議議程的擬訂。擬訂會議議程應當簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還要經代表大會的預備會議或主席團會議通過之后才能正式生效。

一般議程的順序是：宣布議程；說明人員缺席情況；宣讀并通過上次會議的備忘錄；財務主管報告；其他報告；新的議題；有關人事任免；提名并選舉新的負責人；通知有關事項；宣布休會。

(2)會議日程的安排。會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會議的活動。因此，擬訂會議日程要明確具體，并準確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內容、地點。

6)準備會議文件

會議文件的準備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負責起草，有的是由秘書協(xié)助領導起草，有的是由秘書配合業(yè)務部門起草。承擔文件起草的秘書應了解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務。文件的印制、分發(fā)應認真負責，保證質量，不出差錯。

7)落實后勤工作

會務后勤服務是會務工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內容重要、參加人數(shù)較多的會議，如后勤工作做得不好，將會嚴重影響會議的效果。

準備階段的后勤服務應做好以下工作。

(1)會議經費項目預算。主要包括會場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、娛樂費用等。在預算時，應堅持節(jié)約原則，精打細算，減少開支，嚴格遵守有關規(guī)定，不任意提高開支標準。

(2)落實食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。

(3)制作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應事先印制好，以便及時發(fā)給與會者和工作人員。

(4)制定會議的值班工作與保密工作方案。

2．一般總結會會務流程

1)成立會議的組織機構

大中型會議的組織和管理工作單靠一兩個人是無法完成的，必須成立相應的會務組織機構。一般來說，會務組織籌備機構包括以下幾個小組，各組分工明確，互相協(xié)調，既要牢記本崗位的職責，做好本職工作，又要顧全大局，做好面上的工作。

(1)會務組。負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調工作。

(2)秘書組。負責制定會議計劃，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報，發(fā)放會議通知，進行會議文件的立卷歸檔等。

(3)接待組。負責生活服務、交通工具安排、醫(yī)療服務等工作。

(4)宣傳組。負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道等工作。

(5)財務組。負責會議經費的統(tǒng)籌使用和收費、付賬工作。

(6)保衛(wèi)組。負責防火、防盜、人身安全和財務安全、保密工作。

2)會前準備工作

制發(fā)會議通知、準備會議文件和用品、選擇與布置會場等。

3)會間工作

保證會議按既定日程和議程展開，合理調度工作。

4)會后工作

文件資料歸檔、財務結賬、清理駐地、會場、發(fā)文等，向相關領導匯報。

3．重要會務工作的流程

在總結會中，發(fā)言人、會議的形式和參觀交流是會務工作的重點。

1)發(fā)言人

(1)發(fā)言主題。

在對發(fā)言人發(fā)出邀請的時候，應該向對方介紹會議的目的。一些發(fā)言人可能準備了很精彩的發(fā)言，但是卻與會議的主題不符。發(fā)言人對會議目的了解得越多，他們的發(fā)言就能與會議聯(lián)系得越緊密。

要明確發(fā)言人的演講主題，是會議組織者提供，還是自選，這要看話題和發(fā)言人哪一個更重要。如果發(fā)言人占據(jù)首要地位，那么他就有選擇話題或至少提出相關建議的權利。當然，在選題方面不能給發(fā)言人全部的自由，因為有的話題可能不適合該會議。而發(fā)言人并不知道哪些題目不適合與會者，因此，會議組織者應該負責提供這方面的信息。但要意識到，發(fā)言人可能在聽說所有這些禁忌后將決定不接受會議的邀請。另一方面，通過討論，會議組織者也可提出一個該發(fā)言人從前沒有涉及過的有趣話題。也可以先確定話題，由會議組織者擬定發(fā)言的內容和方式。在這種情況下，會議組織者應該向候選發(fā)言人說明向其發(fā)出邀請的原因。

(2)邀請發(fā)言人注意事項。

要做好邀請發(fā)言人的工作，還要考慮以下幾點。

①是否同意錄音。不是所有的會議都需要錄音，但是給會議錄音現(xiàn)在正在成為一種潮流。根據(jù)法律，會議方面在進行這類錄音之前必須得到相關發(fā)言人簽字同意許可。

②是否需要特殊的設備。會議方面有必要確認發(fā)言人需要哪些特殊設備，這些信息可以通過建議表來收集。值得注意的是，該建議表通常在確定發(fā)言人選的幾個月前就收集上來了，而在這個過程中發(fā)言人可能又有了新的需求。會議方面應該讓所有的發(fā)言人在一個規(guī)定日期前提出對設備的需求，在該時限之后，這類需求只能在特殊的情況下才能被會議方面接受，這樣將更有利于統(tǒng)一管理。

③最終確認。前面是從會議組織者的角度討論準備過程，但是發(fā)言人方面的準備工作也不可忽略。很多會議組織者往往都一廂情愿地認為，只要自己邀請發(fā)言人參加會議，對方就會準時出席。顯然，比較合理的做法是跟發(fā)言人確認他們是否成行以及時間安排和發(fā)言內容。

(3)與會人員自由發(fā)言討論或提出問題并解決。

在會議上發(fā)言是與會成員交流思想、表明立場和觀點的主要途徑。對于與會者來說，也是他們的基本權利，同時也是會議的核心內容。沒有發(fā)言，會議就沒有意義。在安排與會人員自由發(fā)言討論或提出問題商討解決方案時，應注意以下幾點。

①主題引導。

要安排符合會議總精神的主題，但不要過分重復主題。相同內容的發(fā)言不要緊連在一起，最好也不要放在同一天，以免影響與會人員的情緒，減弱會議效果。當然，如果有實際需要，例如，為了加強某種聲勢，反映某種呼聲，也可以同一主題的發(fā)言集中安排在一起。

與會者發(fā)言要有廣泛的代表性，或以部門考慮；或以階層、職業(yè)考慮；或從代表人物考慮，而這些都必須以服從大會總目的為前提。

此外，為了保證會議發(fā)言踴躍有序，會議工作人員還應該做一定的輔助工作，如需印制發(fā)言稿，應提前準備或詢問發(fā)言人的準備情況，并將發(fā)言次序和時間告訴發(fā)言人。

②各級別間發(fā)言的平衡。

領導發(fā)言可能內容全面，理論性較強，而部門經理或做具體工作的員工的發(fā)言可能內容具體，材料豐富、生動。把兩者適當?shù)卮┎灏才?，會使現(xiàn)場氣氛更加活躍，效果也會更好。

③各種聲音平衡。

做到在一天的會議里可以聽到不同地區(qū)的發(fā)言，使與會者全面了解情況。

2)會議的形式問題

一般說來，各種形式的會議有自己的模式和程序。會議性質、會議目的以及與會人員身份決定了會議的形式。

(1)現(xiàn)場形式。是在事情發(fā)生地的現(xiàn)場召開會議，便于觀摩學習或研究解決問題。常見的現(xiàn)場辦公會、經驗交流會、現(xiàn)場觀摩會等就是這種形式。

(2)移場形式。是由兩個以上的地點場所完成會議議題的會議。一般是主議題在一個地點完成，分議題在另一地點場所完成。這種形式要嚴格控制，要從實際需要出發(fā)。

(3)筆談形式。是“以文代會”的形式，以書面的形式討論問題，交換看法。這種形式與會者并不集中在一起直接對話，而是通過筆談的形式間接對話。

(4)座談形式。是指有些會議需要聽取意見，征集建議，交流思想，把有關人員召集起來開會，需要采取座談會的形式。這種會議形式，暫沒有議決結果，與會者大多是不同群體的代表、有關方面的專家、負責人或主管人員。

(5)并會形式。是指為了精簡會議，有些會議采取合并召開的形式。把相關的幾個會議合并在一起，用一個單元或更長一點的時間舉行，提高效率。這種形式可以減少領導人到會和講話的次數(shù)，把幾個講話稿合起來。

(6)“套會”形式。中指有些會議采取“會中會”的套會形式，可以在與會代表中劃出一部分人員，在某一時段召開專門會議。

(7)遠程形式。是運用電視、電話、廣播等傳輸手段舉行會議。這種形式突破了空間限制，節(jié)省時間和會議經費，擴大會議的宣傳面。范圍較大和時間緊急的會議常采用這種形式。

3)參觀活動相關問題

(1)情況介紹。先準備好簡明生動、印刷精美的宣傳小冊子。

(2)現(xiàn)場觀摩。參觀者參觀現(xiàn)場，如生產經營設備和工藝流程、環(huán)境或營業(yè)大廳、員工的教育和培訓設施、組織的科技開發(fā)(實驗)中心、服務、娛樂、福利、衛(wèi)生等設施。

(3)實物展覽。參觀組織的成果展覽室，陳列室可以陳列資料、模型、樣品等實物。此外，參觀活動內容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。

(4)選擇參觀路線。參觀路線的選擇要求做到以下幾點。

①能引起參觀者的興趣。

②能保證參觀者的安全。

③對組織正常工作干擾小。

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