隨著我校的擴(kuò)招以及辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,院一級(jí)教學(xué)管理體制已逐漸體現(xiàn)其弊端,由此而出現(xiàn)的控制力度和管理難度加大、效率降低、學(xué)生專(zhuān)業(yè)歸屬感降低等問(wèn)題就難以適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展。為此而推進(jìn)學(xué)院的二級(jí)管理,將教學(xué)管理工作中心下移,加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)便顯得尤為重要。2010年我院開(kāi)始執(zhí)行二級(jí)教學(xué)管理,并逐步建立了一支相應(yīng)的教學(xué)管理隊(duì)伍,以下是本人通過(guò)兩年多的院系二級(jí)教學(xué)管理實(shí)踐,對(duì)如何做好系級(jí)教學(xué)秘書(shū)工作所談的幾點(diǎn)體會(huì)。

1明確系級(jí)教學(xué)秘書(shū)的角色與工作職責(zé)

系級(jí)教學(xué)工作是在教學(xué)主任的直接領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,其協(xié)助系主任完成本部門(mén)的教學(xué)管理工作,使其各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)井然有序,教學(xué)秘書(shū)在其過(guò)程中擔(dān)任的是管理者和服務(wù)者的角色,該角色的職責(zé)范圍與承擔(dān)的工作有:

1.1協(xié)助系主任管理日常教學(xué)工作,保證教學(xué)工作正常運(yùn)行

教學(xué)秘書(shū)要在系主任的領(lǐng)導(dǎo)下,依據(jù)教學(xué)計(jì)劃,精心安排各學(xué)期、各年級(jí)、各學(xué)科教學(xué)環(huán)節(jié),周密地排好課程表,這些工作稍有疏忽就可能造成教學(xué)的混亂,影響教學(xué)質(zhì)量。

要按照講授-答疑-作業(yè)-習(xí)題課-考試和實(shí)踐幾個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié),經(jīng)常了解教師的教學(xué)進(jìn)展情況,對(duì)沒(méi)有按照教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行的,要及時(shí)提醒;嚴(yán)重者向系主任溝通,及時(shí)制止。

為保證正常教學(xué)秩序,對(duì)于個(gè)別教師因事請(qǐng)假后的調(diào)課、停課等情況要及時(shí)辦理教學(xué)手續(xù),并及時(shí)通知教學(xué)、多媒體中心、物業(yè)管理中心和相關(guān)輔導(dǎo)員,避免教學(xué)事故的發(fā)生。

協(xié)助系主任檢查與落實(shí)教學(xué)大綱的執(zhí)行情況。對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)溝通,最終在保證上課效果與學(xué)生的接受能力的同時(shí),順利完成本系每學(xué)年教學(xué)計(jì)劃的順利進(jìn)行。

1.2常與教學(xué)部門(mén)溝通,多方位了解教學(xué)信息

在日常的教學(xué)管理中,教學(xué)秘書(shū)是院系及師生之間信息溝通的橋梁,他們穿梭于教學(xué)、教師、學(xué)生與系里各部門(mén)

之間,及時(shí)了解并反饋教學(xué)信息,是很好的服務(wù)者與管理者。圖1所示為系級(jí)教學(xué)秘書(shū)部門(mén)交流圖。

從圖1中可以看出,系主任是借助教學(xué)秘書(shū)這一中心點(diǎn)來(lái)了解和管理本系的教學(xué)工作,從而進(jìn)行教學(xué)信息的傳遞和管理。在平時(shí)的教學(xué)管理中,教學(xué)秘書(shū)起著上令下達(dá)、下情上奏、調(diào)節(jié)各部門(mén)和師生關(guān)系的作用,是教務(wù)、教師以及學(xué)生之間信息傳遞和反饋的重要渠道。因事務(wù)比較繁瑣,時(shí)間上要求比較強(qiáng),所以最主要的是信息的及時(shí)性,否則會(huì)影響其他部門(mén),重者造成教學(xué)事故。因此在信息的通知時(shí),必須做到三勤,即“嘴勤、眼勤、手勤”,寧愿重復(fù)通知,也不能少通知,避免出現(xiàn)差錯(cuò)。

1.3積極努力,提高教學(xué)質(zhì)量

系級(jí)教學(xué)管理最終的目的是在院教學(xué)中心的領(lǐng)導(dǎo)下,保證本系教學(xué)質(zhì)量的提高。因此教學(xué)秘書(shū)要很好地樹(shù)立質(zhì)量觀,要有提高質(zhì)量的意識(shí),要懂得質(zhì)量管理的全過(guò)程,要積極協(xié)助系主任把控本系的教學(xué)質(zhì)量,提高本系的教學(xué)質(zhì)量。主要工作是要把握好教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過(guò)程的質(zhì)量管理(含教學(xué)過(guò)程和實(shí)踐過(guò)程),要做好這些,就要協(xié)助系主任經(jīng)常進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量的檢查,如經(jīng)常了解老師的教學(xué)情況,經(jīng)常了解學(xué)生學(xué)習(xí)情況,主要方法有:召開(kāi)師生座談會(huì)、了解教學(xué)方法與教學(xué)效果;組織老師互聽(tīng)課;組織學(xué)生信息反饋小組,采集教學(xué)信息;了解與分析學(xué)生考試信息等。

2以日常教學(xué)管理工作為中心,規(guī)范每學(xué)期工作

系級(jí)教學(xué)工作主要是以學(xué)年為周期循環(huán)往復(fù)進(jìn)行,如圖2為系級(jí)日常教學(xué)管理工作(本表僅列出第一學(xué)期中每周教學(xué)管理工作的主要內(nèi)容,但因?qū)嶋H情況,也會(huì)有所變化)從而讓教學(xué)管理工作有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行,避免教學(xué)管理工作無(wú)計(jì)劃,盲目性。

3努力提高綜合能力,使工作邁上新臺(tái)階

教學(xué)秘書(shū)事務(wù)繁瑣、工作量大、接觸面廣、稍有不慎就是教學(xué)事故,因此教學(xué)秘書(shū)必須努力提高自己各方面的綜合能力,使其更好的為工作服務(wù)。

(1)提高理論水平,具備相應(yīng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu),熟悉了解本系開(kāi)設(shè)的相關(guān)課程,了解各專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn)和教學(xué)規(guī)律;了解各專(zhuān)業(yè)課程體系的設(shè)置原則;了解各教師的所帶方向以及各方向?qū)嶋H情況,對(duì)每階段教學(xué)管理做到心中有數(shù)。

(2)要有服務(wù)精神,心態(tài)平和,教學(xué)工作繁重緊雜,或許在某些方面不會(huì)受到重視,但我們還要保持熱誠(chéng)的態(tài)度,積極耐心真誠(chéng)的為每位老師和學(xué)生做好服務(wù),服務(wù)到位。

(3)要有愛(ài)崗敬業(yè)精神。如寫(xiě)作能力的提高,這是教學(xué)工作的基礎(chǔ),只有這樣,才能很好的將文件精神清楚傳達(dá);資料的整理歸檔要有據(jù)可循,做到及時(shí)準(zhǔn)確,方便查詢(xún)。一點(diǎn)一滴,從小事做起,干好本職工作。

(4)不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論和管理經(jīng)驗(yàn),提高管理效率和管理水平。積極參加教學(xué)管理的研究活動(dòng),使本系教學(xué)管理更加制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

總之,教學(xué)秘書(shū)的核心工作是“服務(wù)”,他們服務(wù)于學(xué)院、服務(wù)于教師與學(xué)生,他們?cè)趯W(xué)院的發(fā)展中,是一個(gè)不可缺少的組成部分。他們工作水平的好壞,直接影響著本系的工作,所以提高教學(xué)秘書(shū)工作水平的質(zhì)量,是高校管理改革中應(yīng)該認(rèn)真探討的問(wèn)題。同時(shí)也要求教學(xué)秘書(shū)“立足本職,開(kāi)拓創(chuàng)新”,提高自己的專(zhuān)業(yè)能力和管理能力,順應(yīng)時(shí)代,為推進(jìn)我國(guó)高等學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮重大作用。

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