1.表達(dá)規(guī)范、正確

秘書電話語言表達(dá)要體現(xiàn)出良好的職業(yè)規(guī)范，秘書人員的工作語言應(yīng)是普通話，要始終保持接聽電話時(shí)的職業(yè)語調(diào)與規(guī)范用語，這是秘書的首要基本功。另外，因?yàn)殡娫捊徽劜幌窨谡Z交談，可以用除聲音之外的體態(tài)語來輔助表達(dá)，所以用語要規(guī)范。同時(shí)，電話交談有時(shí)因?yàn)榫嚯x問題或線路干擾而使聲音模糊、失真，這一切都要求在接聽電話之前，必須首先注意表達(dá)規(guī)范正確。

2.禮貌熱情，語氣清晰和婉

俗話說，言為心聲，聲音能反映人的真情實(shí)感。秘書電話交談，更應(yīng)該運(yùn)用富有人情味聲音，力求使對方既收到語言，又收到情感信息。有人將電話比喻成不速之客，常會不顧對方是否歡迎而突然闖入。對于秘書，心情在某一時(shí)刻可能很不好，此時(shí)更要求秘書人員在接聽電話時(shí)態(tài)度要熱情，語氣要和婉，不可生硬，不能讓對方感覺不舒服。

3.簡潔

企業(yè)電話用語，不同于人們的日常生活中的電話用語，電話溝通的時(shí)效性很強(qiáng)，秘書人員必須有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，長話短說，扣緊主題，不說與主題無關(guān)的事。同時(shí)，簡潔并不意味著一定要少說話，在表達(dá)信息的過程中，一定要全面準(zhǔn)確，而不是一知半解。

4.保密

電話保密是企業(yè)信息保密中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，秘書人員在接聽電話時(shí)一定要注意保密，一般不要在普通電話里談秘密事項(xiàng)，同時(shí)也不能將和電話內(nèi)容有關(guān)的事項(xiàng)告訴無關(guān)的人員。如果對方在電話中問及有關(guān)機(jī)密的事，秘書人員可根據(jù)情況，或婉言拒絕，或請示領(lǐng)導(dǎo)。

5.注意時(shí)間

這主要是針對打電話時(shí)，要考慮對方此時(shí)接電話是否方便，要注意各地、各國的時(shí)差和工作時(shí)間的差別。一般的公務(wù)電話最好避開對方臨近下班的時(shí)間。因?yàn)檫@時(shí)打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對方單位，如確有必要給對方打時(shí)，應(yīng)避開對方與其家人吃飯、休息時(shí)間。

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