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秘書工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對檔案柜和辦公臺子的位置進行妥善安排。秘書的工作臺上要把最為常用的設備如電話和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布，避開強烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個辦公臺。

有95％以上的秘書都常常為臺子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個保持臺子干凈整齊的有效辦法。

1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。

2、2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應當放在一個好找的地方。

3、其他文件不要放到你正在進行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。

4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。

5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺上。

6、經(jīng)常查看你的工作臺，保持工作臺整潔。

有個調(diào)查報告說，一位經(jīng)理每天平均要花三個小時閱看和答復信件。調(diào)查表明，大約有82％的經(jīng)理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書報雜志，可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢，對于管理者來說，這不能算是一個次要的事情。

為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務的辦法比較有效。這種做法的好處包括：

1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。

2、使你的同事及時知道最新發(fā)展的情況。

3、看過資料的人要圈出最重要的章節(jié)和注明它們在應用上的可能性。

4、你可以知道什么資料對你的同事最重要。

5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為任務已經(jīng)分配，最重要的資料可以保證有人看過。

隨便把文件攤開在桌上就離開的秘書，以及看到客人來時慌忙把文件收起來的秘書都不是謹慎的秘書。

一個謹慎的秘書應該做到：

1、離開座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屜里。

2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關(guān)心，絕對不是一個好秘書。等到客人站在自己面前開口問，才知道有人來，慌亂中收起文件的做法會讓所有人都很不自然。

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