1．安排會(huì)議主題或議題

會(huì)議主題是會(huì)議要討論的主要問題和要議定的事項(xiàng)，它決定著會(huì)議的性質(zhì)和方向，是會(huì)議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化，是由領(lǐng)導(dǎo)決定的。確定主題的主要方法有：一是要有確實(shí)的依據(jù)，二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出，二是領(lǐng)導(dǎo)提出會(huì)議的目標(biāo)和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議的議題無論是領(lǐng)導(dǎo)提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應(yīng)建立在調(diào)查研究、實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強(qiáng)的針對(duì)性。

2．確定會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)

1)確定會(huì)議名稱

有些會(huì)議的名稱是固定的，如代表會(huì)議、辦公會(huì)議等，有些會(huì)議的名稱則是不固定的。會(huì)議名稱應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定，即要名副其實(shí)。會(huì)議的名稱一般由以下幾個(gè)部分組成。

(1)會(huì)議主辦單位的名稱。

(2)會(huì)議的主題。

(3)會(huì)議的類型。

例如，“××集團(tuán)公司經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)”這個(gè)名稱，其中，“××集團(tuán)公司”是會(huì)議主辦單位的名稱，“經(jīng)貿(mào)”是會(huì)議的內(nèi)容或主題，“洽談會(huì)”是會(huì)議的類型。另外，有的會(huì)議名稱還可以包括時(shí)間和范圍等因素。例如，“××集團(tuán)公司×年全體員工總結(jié)大會(huì)”，其中，“×年”是會(huì)議內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間，“全體員工”是會(huì)議的范圍，“總結(jié)大會(huì)”表明了會(huì)議的類型。會(huì)議名稱要用精練的文字高度概括出會(huì)議的主題，使人一目了然。

2)確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格

會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或議題。內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著精簡效能的原則來確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。

3)提出參加會(huì)議的范圍或人員名單

在確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會(huì)議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會(huì)議應(yīng)當(dāng)由何種層級(jí)或何種身份的人參加，這里所說的層級(jí)，一般是指參加會(huì)議人員的級(jí)別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級(jí)別的高低，而是在于會(huì)議的需要。目前，社會(huì)上有些單位辦會(huì)，動(dòng)不動(dòng)就請(qǐng)上一大堆“名人”，其實(shí)與會(huì)議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借“名人”提高企業(yè)的知名度，這樣做雖然可能會(huì)引起一時(shí)轟動(dòng)，但增加了成本，很可能造成不必要的浪費(fèi)。還有個(gè)別單位和地區(qū)存在著“陪會(huì)”現(xiàn)象，即應(yīng)該一位領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議，但實(shí)際上卻帶著秘書、司機(jī)、家屬等一行人，不僅給會(huì)議主辦單位造成很大壓力，更給與會(huì)者單位造成了不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。因此，在擬定會(huì)議范圍或人員名單時(shí)，應(yīng)盡量避免類似情況的出現(xiàn)，將真正應(yīng)當(dāng)參加會(huì)議的人員列入名單，無關(guān)人員應(yīng)排除在外。

3．?dāng)M訂會(huì)議的時(shí)間與會(huì)期

1)提出會(huì)議召開的時(shí)間

召開會(huì)議的時(shí)間應(yīng)當(dāng)在會(huì)議議題確定下來之后確定，原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚，但也要注意以下幾點(diǎn)。

(1)要根據(jù)會(huì)議的主持人或主辦會(huì)議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請(qǐng)的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會(huì)議來確定時(shí)間。

(2)主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開會(huì)議，緊急會(huì)議可以除外。

(3)會(huì)見會(huì)談性會(huì)議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方商議之后再確定會(huì)議召開的時(shí)間。

2)確定會(huì)期

會(huì)期是指召開會(huì)議時(shí)間的長短。確定會(huì)期應(yīng)當(dāng)與會(huì)議的內(nèi)容緊密相聯(lián)。即內(nèi)容多，議題復(fù)雜，需要與會(huì)人員充分發(fā)表意見的會(huì)議，會(huì)期可長一些，反之可短些。確定會(huì)期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡效能的原則，盡量開短會(huì)。為此，可以采取限定發(fā)言時(shí)間的做法，以提高會(huì)議的效率。

4．?dāng)M訂會(huì)議的議程與日程安排

1)擬訂會(huì)議議程

擬訂會(huì)議議程應(yīng)當(dāng)簡明概略，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。代表會(huì)議的議程還要經(jīng)代表大會(huì)的預(yù)備會(huì)議或主席團(tuán)會(huì)議通過之后才能正式生效。

一般議程的順序如下。

(1)宣布議程。

(2)說明人員缺席情況。

(3)宣讀并通過上次會(huì)議的備忘錄。

(4)財(cái)務(wù)主管報(bào)告。

(5)其他報(bào)告。

(6)新的議題。

(7)有關(guān)人事任免。

(8)提名并選舉新的負(fù)責(zé)人。

(9)通知有關(guān)事項(xiàng)。

(10)宣布休會(huì)。

2)安排會(huì)議日程

會(huì)議日程是指會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排。會(huì)議日程多采用表格式，將會(huì)議議程分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午、晚上3個(gè)單元里，使與會(huì)者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會(huì)議的活動(dòng)。因此，擬訂會(huì)議日程要明確具體，并準(zhǔn)確無誤。日程安排大體包括時(shí)間(可具體到×小時(shí)×分鐘)、內(nèi)容和地點(diǎn)。

3)案例——簡明的會(huì)議議程

“秘書工作”市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)議議程

一、專題報(bào)告：《當(dāng)代發(fā)達(dá)國家經(jīng)營技術(shù)訓(xùn)練情況與發(fā)展趨勢(shì)》

二、銷售與服務(wù)訓(xùn)練演示

三、座談?dòng)懻?/P>

四、大會(huì)交流

實(shí)例

時(shí)間安排：

上午：8:00 8:15 10:00 11:00

中午：12:00

××市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練中心秘書處

“秘書工作”×年×月×日

會(huì)議日程安排

××市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)日程安排

內(nèi)容安排：

報(bào)到

報(bào)告會(huì)××

銷售訓(xùn)練演示

服務(wù)訓(xùn)練演示

午餐

地點(diǎn)：××飯店一樓大廳

飯店五樓會(huì)議廳

下午1:30

分組研討

第一組六樓會(huì)議室

第二組七樓會(huì)議室

第三組八樓會(huì)議室

“秘書工作”飯店五樓會(huì)議廳

5．準(zhǔn)備會(huì)議文件

會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報(bào)告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負(fù)責(zé)起草，有的是由秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草，有的是由秘書配合業(yè)務(wù)部門起草。承擔(dān)文件起草的秘書應(yīng)了解會(huì)議宗旨和會(huì)議的全面情況，緊緊圍繞會(huì)議中心，力爭較好地完成任務(wù)。

文件的印制、分發(fā)應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯(cuò)。

6．落實(shí)后勤工作會(huì)務(wù)

后勤服務(wù)是會(huì)務(wù)工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、規(guī)格高、參加人數(shù)較多的會(huì)議，如果后勤工作做得不好，將會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)議效果。

準(zhǔn)備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。

(1)會(huì)議經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算。主要包括會(huì)場(chǎng)租金、場(chǎng)地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補(bǔ)貼、交通、娛樂費(fèi)用等。在預(yù)算時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持節(jié)約原則，精打細(xì)算，減少開支，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，不任意提高開支標(biāo)準(zhǔn)。

(2)落實(shí)食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。

(3)制作會(huì)議證件。會(huì)議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證等。這些證件都應(yīng)事先印制好，以便及時(shí)發(fā)給與會(huì)者和工作人員。

(4)制定會(huì)議的值班工作與保密工作方案。

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