外企秘書(shū)，又稱奧菲斯小姐，因其幾乎百分之百由青春靚麗的女性擔(dān)任，而形成了上班族中一道獨(dú)特的風(fēng)景。

這確實(shí)一直是個(gè)引人注目的職業(yè)。工作干練、舉止得體、形象優(yōu)雅是奧菲斯小姐給人們的印象。當(dāng)外企秘書(shū)能很快熟悉公司業(yè)務(wù)，能鍛煉辦事的綜合能力，能獲得升遷的機(jī)會(huì)……種種“好處”吸引著夢(mèng)想當(dāng)外企秘書(shū)的人。然而，要當(dāng)好著實(shí)不易，工作瑣碎、辛苦不說(shuō)，如果和老板相處不好，隨時(shí)都有被“炒”的危險(xiǎn)。

一位老板說(shuō)： “我每天跟秘書(shū)在一起的時(shí)間甚至多于自己的太太，好秘書(shū)對(duì)老板至關(guān)重要。”

在老板眼中，兼?zhèn)湟韵聝煞N類型的才能是好秘書(shū)。一是影子型秘書(shū)：恪盡職守，默默工作，凡事不用老板監(jiān)督，只有她不在時(shí)才會(huì)引起老板注意；二是助理型秘書(shū)：能向老板提供中國(guó)文化咨詢、充當(dāng)翻譯、會(huì)做公關(guān)及市場(chǎng)推廣工作。

以下幾條是成為一個(gè)奧菲斯小姐的基本條件：踏實(shí)敬業(yè)，講究實(shí)效；有較寬的知識(shí)面和辦事能力；除了秘書(shū)工作需要的專業(yè)知識(shí)之外，外語(yǔ)水平要高、操作辦公自動(dòng)化設(shè)備能力要強(qiáng)；講究禮儀禮貌，熟悉處事禮節(jié)，善于人際交往，情商較高。

有人總結(jié)了外企秘書(shū)工作的十二字“要訣”：主動(dòng)工作、彼此信任、辦事靈活。

主動(dòng)工作

肖茵是名外企秘書(shū)，她的老板是一家外企公司營(yíng)業(yè)總監(jiān)。剛進(jìn)公司的時(shí)候，她對(duì)如何做好一個(gè)營(yíng)業(yè)總監(jiān)的秘書(shū)十分茫然。但她是個(gè)聰明人，從進(jìn)公司的第一天起，就沒(méi)有把自己定位在一個(gè)普通小秘書(shū)上，她的假想職位是僅次于總監(jiān)的總監(jiān)助理。她一邊跟同公司的秘書(shū)小姐學(xué)習(xí)事務(wù)性工作，一邊注意著總監(jiān)助理的一舉一動(dòng)，暗暗努力要把助理的那套本事學(xué)到手。

一般的秘書(shū)小姐對(duì)老板畢恭畢敬、一絲不茍，老板一不在就放松下來(lái)偷偷做些自己的私事。而肖茵一閑下來(lái)馬上就回想，最近幾天老板交代的事情自已有哪幾件還辦得不夠好，自己還有哪些方面不足需要繼續(xù)充電，然后利用空閑與其他公司的秘書(shū)小姐交換信息。還打聽(tīng)哪里開(kāi)張了新飯店，哪家五星級(jí)賓館請(qǐng)了新的法國(guó)廚師，這些情報(bào)在老板應(yīng)酬客戶的時(shí)候都是關(guān)鍵，老板宴請(qǐng)是否得法，常常關(guān)系到經(jīng)營(yíng)上的戰(zhàn)略部署。當(dāng)然肖茵還要在各行各業(yè)建立一些自己的關(guān)系，以備不時(shí)之需。

有一天快下班的時(shí)候，老板突然把助理叫到跟前說(shuō)，今晚有朋友來(lái)，我請(qǐng)他們到賓館吃飯，你把這事辦一下。但老天故意作弄人，偏偏這一天賓館爆滿定不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老板如實(shí)告知。肖茵在旁邊得知后說(shuō)：讓我來(lái)試試。結(jié)果，肖茵辦妥了一切并得到老板的贊許。要不是平時(shí)的積累，燃眉之際是拿不出來(lái)的。

一次肖茵跟老板去見(jiàn)合作伙伴，這天老板要和這位伙伴簽一個(gè)重要的合同，肖茵跟著老板下車的時(shí)候，天空中飄起了小雨，她故意放慢腳步，悄悄問(wèn)司機(jī)車上有沒(méi)有傘，司機(jī)說(shuō)沒(méi)有，于是肖茵摸出五百元對(duì)司機(jī)說(shuō)，請(qǐng)你幫忙立刻到附近買一把名牌傘來(lái)，尺寸要大些。等老板簽完合約，從樓里出來(lái)的時(shí)候，大雨滂沱，肖茵緊走幾步，從司機(jī)手里拿過(guò)傘遞給老板，老板風(fēng)度極好地為合作伙伴打起傘，送對(duì)方上車。一切漂亮圓滿，毫不拖泥帶水。終于有一天，老板把肖茵叫到面前對(duì)她說(shuō)：從下周起，提升你為我的助理，同時(shí)擔(dān)任秘書(shū)工作，你一身兩職沒(méi)問(wèn)題吧？

與老板一起工作有兩大機(jī)會(huì)一定要抓?。阂皇怯袟l件了解公司的業(yè)務(wù)、老板的思想及許多幕后事情，業(yè)務(wù)部門(mén)職位有空缺時(shí)，老板首先會(huì)想到值得信賴的秘書(shū)，許多高級(jí)經(jīng)理原本就是做秘書(shū)的。

彼此信任

剛來(lái)公司的時(shí)候，官燕燕只會(huì)打字、接電話，英語(yǔ)水平一般，對(duì)保險(xiǎn)投資業(yè)務(wù)一竅不通。而現(xiàn)在，除了一般的秘書(shū)工作外，官燕燕兼做公司的翻譯、出納，對(duì)公司的業(yè)務(wù)很熟悉，是老板名副其實(shí)的助手。

宮燕燕能有今天，得益于進(jìn)了一家小公司。因?yàn)榇蠊痉止ず芗?xì)，秘書(shū)只能接接電話、打打字。而小公司則不同，只要肯干，總有機(jī)會(huì)做你沒(méi)做過(guò)的事。

宮燕燕是個(gè)閑不住的人，剛來(lái)就把許多人不愿做的事攬下來(lái)。什么擦桌子掃地，端茶倒水，從沒(méi)有覺(jué)得這些是分外的事。反正有事干就高興。宮燕燕不聰明，但宮燕燕很勤奮。比如，接電話，不僅簡(jiǎn)單地做記錄，而且把對(duì)方的意圖領(lǐng)會(huì)清楚；如果是替老板“傳話”，也希望不斷搞清楚他的工作思路。時(shí)間一長(zhǎng)，燕燕對(duì)公司的情況越來(lái)越了解，工作也順手了。

宮燕燕說(shuō)，秘書(shū)和老板之間，如果彼此信任，工作中即使出現(xiàn)矛盾也容易解決，反過(guò)來(lái)則可能“無(wú)事生非”。人都有不高興的時(shí)候，老板也如此。因?yàn)槊貢?shū)對(duì)老板工作以外的生活并不了解，偶爾出現(xiàn)小摩擦很自然。比如，某天老板心情不好，他帶著秘書(shū)和對(duì)手談判，談判中，秘書(shū)發(fā)現(xiàn)他用詞有誤，好意提醒他，老板卻不領(lǐng)情，大發(fā)雷霆，認(rèn)為當(dāng)眾傷了他的面子。再比如，秘書(shū)為老板約定了與客戶會(huì)談的時(shí)間，但因?qū)Ψ經(jīng)]有安排好，讓自己的老板空跑一趟，老板當(dāng)然生氣，通常會(huì)認(rèn)為自己的秘書(shū)工作沒(méi)做好。

要避免這些麻煩，方法只有一個(gè)，讓老板信任你。平時(shí)秘書(shū)要兢兢業(yè)業(yè)地工作，老板在與不在都一樣認(rèn)真工作，讓老板了解；他交辦的事，你會(huì)不打折扣地完成，這其實(shí)表明了你對(duì)老板工作能力的信任。老板對(duì)秘書(shū)信任了，遇事就不會(huì)馬上怪罪下來(lái)，而會(huì)多了解了解原因。官燕燕很幸運(yùn)，能與老板彼此信任，工作合作得很愉快。

去年，政府批準(zhǔn)了宮燕燕公司在中國(guó)經(jīng)營(yíng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，這次只批準(zhǔn)了7家，是從世界80多家想在中國(guó)發(fā)展的同類公司中選出來(lái)的，一個(gè)國(guó)家只允許來(lái)一家公司。這是很高的榮譽(yù)，成功中有官燕燕的努力，官燕燕十分高興。

宮燕燕在外企當(dāng)了七年秘書(shū)。她的經(jīng)驗(yàn)是：不要忘了你是誰(shuí)——秘書(shū)是老板的助手，任何時(shí)候都不要替老板做決定。過(guò)分親密使不得——以為和老板熟就能隨時(shí)向他打聽(tīng)私事；更不能開(kāi)有損老板尊嚴(yán)的玩笑。修飾打扮別“過(guò)火”——秘書(shū)代表著公司的形象，衣飾要典雅大方。牛仔褲與“薄、透、露”均不宜進(jìn)辦公室。最穩(wěn)妥的辦法是化淡妝，著職業(yè)裝。

辦事靈活

柳丹的老板是個(gè)思維很活躍的人，接受新事物很快。他喜歡科技開(kāi)發(fā)，對(duì)電腦和INTERNET的發(fā)展跟得很緊，他的許多工作都在電腦上完成，日程表都在電腦里。秘書(shū)不用為他打字，但電腦操作水平得不斷提高以便更好地為他服務(wù)。因柳丹經(jīng)常要替他上網(wǎng)辦事，所以柳丹的計(jì)算機(jī)水平提高很快。老板日常也很“善變”，作為秘書(shū)，柳丹學(xué)會(huì)比他更善變，因而和他相處愉快。

以前他讓柳丹發(fā)傳真，前5分鐘剛交給柳丹，后5分鐘就要修改內(nèi)容，而柳丹已手腳麻利地發(fā)了。后來(lái)，柳丹告訴自己：多等他一會(huì)，矛盾就這樣解決了。

柳丹最得意的是去年為他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉國(guó)，柳丹預(yù)訂了機(jī)票，不幾天，他聽(tīng)說(shuō)孟加拉國(guó)局勢(shì)不穩(wěn)又決定去澳大利亞。直覺(jué)告訴柳丹，他有可能“變回來(lái)”，就沒(méi)取消預(yù)訂的機(jī)票。果然，過(guò)了兩天他興高采烈地說(shuō)，去孟加拉國(guó)沒(méi)問(wèn)題了，請(qǐng)柳丹快去訂機(jī)票，當(dāng)時(shí)如果重新訂已經(jīng)來(lái)不及了，幸好柳丹早有準(zhǔn)備。

所以，職業(yè)生涯設(shè)計(jì)專家認(rèn)為，有些人不適合當(dāng)秘書(shū)，如性格內(nèi)向、思想保守、適應(yīng)能力差的人，因?yàn)樗齻兿矚g直線思維，辦事不靈活。只有頭腦靈活、善于應(yīng)變的人，才能獲得老板的賞識(shí)。

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