一、經(jīng)理會議的基本特點

１。經(jīng)理會議就是具有經(jīng)理身份的人研究和決定企業(yè)經(jīng)營管理事宜的會議。

２。落實董事會已確定的企業(yè)目標和方針，并通過具體的管理經(jīng)營活動體現(xiàn)出來。

３。經(jīng)理會議受董事會議的控制，在不違背董事會所確定的目標和原則的前提下，有權(quán)決定和處理企業(yè)管理經(jīng)營活動中所遇到的一切問題。

４。一般由負責全面工作的經(jīng)理以例會的形式召集。也可由任何一名經(jīng)理或部門領(lǐng)導提議召開，研究決定公司的重要決策、工作部署、上報文件等重要工作。

二、需要注意的問題

與部門會議不同，經(jīng)理會議的參加者是各個部門的經(jīng)理，會議的內(nèi)容往往是討論、研究企業(yè)在經(jīng)營管理方面的事務，是比部門會議高一個層次的會議，因此，提高經(jīng)理會議的效率就更為重要。實際上，在前面“如何提高部門會議的效率”中提到的一些問題，如：會議時間的選擇，會議沖突的化解等同樣適用于提高經(jīng)理會議的效率。當然，會議的參加者不同，會議的內(nèi)容不同，提高會議效率的方法也就不同。

會前

會議的坐次：圓桌會議是解決問題并能讓所有人享有均等與會權(quán)利的最佳方式。所以，如果有可能，可以考慮采用圓桌方式。

如果參加會議的人較多（約9人～20人），可以使用u字形桌，這樣最方便與會者溝通。 對于不得不使用長方形桌開會的人而言，主席最好坐在較長一邊中間的位置。這樣使得主席能接觸到較多的人，也可使討論重心集中。要巧妙地控制“好發(fā)言者”的說話時間，可讓他們坐在主席兩側(cè)。讓他們有較少的機會直視主席，可以減少其發(fā)言時間，增加其他人的發(fā)言機會。主席也有機會多注意其他發(fā)言者。

２。開場白的準備

好的開場白可以使會議很快步入軌道，是會議成功的基石。所以會議主席應在開會之前準備一個好的開場白。經(jīng)理會議通常要就某些問題進行討論，開場白應點明主題，主席可以根據(jù)下面的小知識來檢查自己所設計的開場白。

３。主席的開場白

（１）清楚地將問題、討論的目的與步驟向與會者陳述。

（２）為與會者提供下列資料。a．問題產(chǎn)生的背景因素；b．目前的情況；c.一般所認為的起因；d．問題若無法解決則可能產(chǎn)生的后遺癥；

（３）尋求應對之策的難處。a．問題所觸及的范圍；b．已知的難處；c．應對之策所應符合的標準（金錢、時間、資源、政策等）。

（４）指定會議記錄人。

（５）征求對議程安排的相關(guān)意見，使與會者對會議進程無異議。

４。會議議程設計

好的會議議程設計有助于討論上軌道，也就是能在預定的時間內(nèi)討論相關(guān)議案細節(jié)。同時，好的議程設計可以避免討論離題，系統(tǒng)地幫助與會者一步步達到目標。

設計安排會議程首先要明確此次會議有多少個議題。如果是多個議題，要明確議題之間的相互關(guān)系，每個議題準備通過哪幾個議程來實現(xiàn)；各議題在議程安排上是否有交叉重疊；各議程之間的轉(zhuǎn)換和銜接等。

總之，主席在開會之前，應做好會議的議程設計，并在開會之初向與會者闡明，征求與會者意見，使與會者對會議議程無異議。

會中

除了在部門會議中提到的“扮黑臉”者的重要性及意見沖突的化解外，在經(jīng)理會議中還應注意以下幾點。

１。發(fā)言時間的分配

研究表明，造成小型會議溝通不良的關(guān)鍵，在于時間分配不當。相反，效率較高的會議在時間分配上也較為均衡。

由于經(jīng)理會議是由各個部門的經(jīng)理參加，人數(shù)相對來說不是很多，所以下面給出一個理想的6人會議的發(fā)言時間分配比例，以供參考。

主席——25％；

會議記錄員——15％；

v成員甲——15％；

成員乙——15％；

成員丙——15％；

成員丁——15％。

２。會議進度的掌握

會議進度的掌握，向來被認為是主席的重大責任。如果會議進度掌握不好，則會議很難達到其預定目標，會議也就很難起到其應有的作用。如何有效地控制會議的進度呢？

（１）控制發(fā)言時間。

有太多的“饒舌者”可能會使討論超過預定時間。這些人話雖多，內(nèi)容卻可能無關(guān)緊要或無重點。主席應觀察哪些人有這種毛病，在請其發(fā)言時，要求盡可能簡短扼要。

發(fā)言者如重復已經(jīng)說過的話，主席適當提醒或制止，因為時間控制不當，會降低會議效率。

（２）在會中盡量減少與議題無關(guān)的爭辯與討論。

（３）可以采取有聲互動法和無聲互動法控制會議進程。

有聲互動法：

某些暗示性的話語或聲調(diào)，可以鼓勵發(fā)言者繼續(xù)發(fā)言或暗示其該閉嘴了。通常面帶微笑地說：“嗯”、“對！我了解”、“不錯！繼續(xù)講”都是對發(fā)言者的正面回應。相反，如果面無表情地搖頭，或是說：“哦！是這樣嗎？”就暗示發(fā)言者應該停下來，思考一下其論點。以上這些暗示性的話可以幫助主席巧妙地控制與會者的發(fā)言時間及內(nèi)容。

無聲互動法：

無聲互動也是掌握會議進程的一種方法。主要包括：點頭、轉(zhuǎn)移視線、微笑、以目光暗示“繼續(xù)講”或“該閉嘴了”。

其他肢體動作有：以手敲桌，暗示“說得好！”或“然后呢？” 而改變坐姿或蹺腿則可用以暗示“快失去耐心了”以及感到挫折。

適度地運用無聲暗示法，對會議控制有顯著的功效。

３。結(jié)束會議

許多會議常常超過原定的結(jié)束時間，而在與會者不得不離席的情況下，才草草結(jié)束，這實際上降低了會議的效率。因此，我們應注意以下幾點：

（１）預留出足夠的時間做結(jié)語。

一般來說，1小時的會議結(jié)語時間約為5分鐘～7分鐘，用以歸納總結(jié)以達成的共識及哪些議題可以留待下次討論。之所以結(jié)語時間很重要，是要避免與會者忘記已討論的事項，使會議前功盡棄。

（２）準時結(jié)束會議。

如果每次主席都能準時結(jié)束會議，久而久之，與會者自然能在預定時間內(nèi)完成討論的議案。

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