商務(wù)報(bào)告是指針對(duì)某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個(gè)人或多個(gè)人提供的公正、客觀和有計(jì)劃的事實(shí)陳述。報(bào)告中所陳述的事實(shí)必須與事件、條件、質(zhì)量、進(jìn)展、結(jié)果、問(wèn)題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當(dāng)事人了解復(fù)雜的商業(yè)情況，計(jì)劃進(jìn)程，解決問(wèn)題，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就一系列事件做出決策。

商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告則是以英語(yǔ)語(yǔ)言撰寫(xiě)的商務(wù)報(bào)告。按種類劃分，常見(jiàn)的有：事件調(diào)查報(bào)告(Investigative Reports)、意見(jiàn)調(diào)查報(bào)告(Survey Reports)、周報(bào)告(Weekly Reports)、月度報(bào)告(Monthly Reports)、進(jìn)展報(bào)告(Progress Reports)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告(Market Research Reports)、可行性研究報(bào)告(Feasibility Reports)等。盡管這些報(bào)告都有自身的特點(diǎn)，但它們都遵循商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告總體寫(xiě)作原則。本文不僅詳盡介紹了商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告寫(xiě)作的總體原則，還就各種寫(xiě)作方法、寫(xiě)作語(yǔ)氣和寫(xiě)作構(gòu)成等做了闡述。

一、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告寫(xiě)作的總體原則

在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告時(shí)，應(yīng)確保報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤(Accurate)、簡(jiǎn)明扼要(Brief)，結(jié)構(gòu)清晰(Clear)，建議明確果斷(Decisive)，故簡(jiǎn)稱ABCD原則。具體內(nèi)容如下：

·內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤：報(bào)告的正確性不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫(xiě)，更重要的是其內(nèi)容要敘述的正確。報(bào)告的事實(shí)陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實(shí)事求是、準(zhǔn)確無(wú)誤是報(bào)告寫(xiě)作的重要原則。

·內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要：報(bào)告的長(zhǎng)短一般取決于報(bào)告的內(nèi)容及其正式程度。正式報(bào)告篇幅一般較長(zhǎng)，而非正式報(bào)告則較短。不論何種報(bào)告，報(bào)告的語(yǔ)言必須簡(jiǎn)潔、流暢，切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長(zhǎng)的報(bào)告不僅寫(xiě)時(shí)費(fèi)力，對(duì)方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間。撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告時(shí)要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達(dá)需要表達(dá)的意。

·結(jié)構(gòu)清晰明了：用數(shù)字、符號(hào)標(biāo)明段落、層次、要點(diǎn)等，加強(qiáng)邏輯性，使讀者一目了然。

·建議明確果斷：多數(shù)報(bào)告都有結(jié)論和建議部分，是報(bào)告的核心。撰寫(xiě)時(shí)，應(yīng)確保報(bào)告的結(jié)論和建議是經(jīng)過(guò)充分論證而得出的，而且應(yīng)明確果斷，切忌模棱兩可。

二、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的四步寫(xiě)作法

在撰寫(xiě)報(bào)告之前，應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備。因此，撰寫(xiě)者不妨應(yīng)先回答以下幾個(gè)問(wèn)題：

·報(bào)告的目的：為什么寫(xiě)這份報(bào)告?

·報(bào)告的讀者：誰(shuí)是報(bào)告的讀者?他(們)知道什么信息?他(們)需要什么信息?

·報(bào)告的素材：撰寫(xiě)這份報(bào)告需要收集哪些信息?到哪里去收集這些信息?

·報(bào)告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報(bào)告?如何做到報(bào)告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀?是否需要自己設(shè)計(jì)報(bào)告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照?

·報(bào)告的寫(xiě)作期限：報(bào)告何時(shí)須上交?

回答完以上問(wèn)題后，可以按照以下四個(gè)步驟進(jìn)行運(yùn)作：

1、收集信息(Collecting Information)：收集信息可以采取口頭或書(shū)面形式。口頭形式包括面對(duì)面溝通或電話溝通獲取信息等;書(shū)面形式指的是用辦公室便函(Memos)、電子郵件(Emails)、問(wèn)卷調(diào)查(Questionnaires)等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料(如產(chǎn)品目錄、價(jià)格單等)也屬于書(shū)面收集信息形式。

2、謀篇布局(Planning the structure)：確定報(bào)告寫(xiě)作的目的，對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理、分類，刪除無(wú)關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進(jìn)行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應(yīng)在這一階段確定其在報(bào)告中的位置。

3、撰寫(xiě)草稿(Writing the draft)：撰寫(xiě)報(bào)告的各個(gè)部分，各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細(xì)講解。

4、校對(duì)編輯(Proofreading and editing)：校對(duì)編輯報(bào)告寫(xiě)作的最后一個(gè)過(guò)程也是極其重要的一個(gè)過(guò)程，很遺憾這一過(guò)程往往被人忽視。撰寫(xiě)人寫(xiě)完草稿后應(yīng)對(duì)報(bào)告進(jìn)行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語(yǔ)言，包括語(yǔ)法、拼寫(xiě)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、語(yǔ)言風(fēng)格等;二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點(diǎn)等。檢查后，應(yīng)對(duì)報(bào)告進(jìn)行編輯，盡量做到報(bào)告便于讀者閱讀。

三、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的寫(xiě)作語(yǔ)氣

一般而言，報(bào)告大多由下屬寫(xiě)給上司，使用的語(yǔ)言多為正式。此外，報(bào)告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫(xiě)作語(yǔ)氣比商務(wù)信函要正式的多。在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的過(guò)程中，可以適當(dāng)多使用一些能提高語(yǔ)言正式度英語(yǔ)語(yǔ)法結(jié)構(gòu)。具體而言如下：

·使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，如：The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues.

·使用復(fù)雜詞匯，如：The training system incorporates (includes) many visual aids.

·使用長(zhǎng)句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette.

·使用名詞短語(yǔ)，如：The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.

·使用非人物主語(yǔ)，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store.

·使用分詞短語(yǔ)，如：Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agency’s goals.

·使用動(dòng)詞不定式，如：To streamline the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval.

·使用介詞短語(yǔ)，如：With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System,customers can generate sales and service reports upon demand.

四、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告各構(gòu)成部分寫(xiě)作介紹

一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的常見(jiàn)構(gòu)成部分有：摘要(Executive Summary)、標(biāo)題(Title)、導(dǎo)言(Introduction/ Terms of Reference)、材料收集方法(Methodology/Proceedings)、調(diào)查結(jié)果(Findings)、結(jié)論(Conclusions)、建議(Recommendations)、附錄(Appendices)等。以下就各個(gè)部分的內(nèi)容及其寫(xiě)作方法分別講解。

1、摘要(Executive Summary)

一份正式且篇幅較長(zhǎng)的報(bào)告通常在報(bào)告的前面加上摘要。摘要一般不超過(guò)一頁(yè)，是報(bào)告的導(dǎo)言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報(bào)告寫(xiě)好以后再寫(xiě)。非正式或篇幅較短的報(bào)告則無(wú)需寫(xiě)報(bào)告摘要。寫(xiě)摘要時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

·盡量限制段落的數(shù)量，一般可用三段式：報(bào)告的目的、報(bào)告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報(bào)告的建議。

·摘要寫(xiě)作的時(shí)態(tài)用一般現(xiàn)在時(shí)，因?yàn)閳?bào)告已經(jīng)存在。如“This report shows…”屬于正確表達(dá)，而“This report will show…”則不妥。

·報(bào)告摘要中無(wú)需引用具體數(shù)據(jù)?？捎?ldquo;by and large、the vast majority、only a few”等語(yǔ)言表達(dá)大概的數(shù)據(jù)或趨勢(shì)。

2、標(biāo)題(Title)

報(bào)告的標(biāo)題應(yīng)盡可能概括報(bào)告的內(nèi)容，因?yàn)樗钦獔?bào)告的信息濃縮，而且標(biāo)題應(yīng)該準(zhǔn)確、客觀，不應(yīng)像報(bào)刊文章標(biāo)題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標(biāo)題應(yīng)該是名詞短語(yǔ)或動(dòng)名詞短語(yǔ)。如以下幾例：“Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。

3、導(dǎo)言(Introduction/ Terms of Reference)

在導(dǎo)言部分，扼要地說(shuō)明一下報(bào)告的寫(xiě)作背景和主旨。此外，還應(yīng)該注明報(bào)告提交給何人、何時(shí)提交的。如果是事件調(diào)查報(bào)告應(yīng)首先說(shuō)明事件的經(jīng)過(guò)，包括事件發(fā)生的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、情況敘述等。以下是導(dǎo)言部分寫(xiě)作的常見(jiàn)句型：

·The report examines/explains...

·The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…

·The objective of this report is to…recommend/analyze/give…

·The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…

·Enclosed is a report about...

4、材料收集方法(Methodology/Proceedings)

報(bào)告的這部分應(yīng)說(shuō)明收集信息或資料的方法和步驟。在報(bào)告中注明提供這一信息可以增強(qiáng)報(bào)告的真實(shí)性和客觀性，尤其是意見(jiàn)調(diào)查報(bào)告。當(dāng)然并不是所有的報(bào)告都需要收集資料，因此，并非每一種報(bào)告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報(bào)告所占篇幅較短，可以寫(xiě)成一個(gè)段落。以下是該部分寫(xiě)作的常見(jiàn)句型：

·A sample of workers was individually asked for their opinions.

·A questionnaire was completed by those who were surveyed in this

project.

·The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers.

5、調(diào)查結(jié)果(Findings)

報(bào)告的調(diào)查結(jié)果部分是報(bào)告建議的依據(jù)，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)構(gòu)清晰，語(yǔ)言流暢、銜接。這部分內(nèi)容的每一個(gè)段落都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的主題句，一般放在段首，這樣便于讀者攝取這部分的信息。以下是這部分主題句寫(xiě)作的常見(jiàn)句型：

·The findings of the investigation indicate that…

·It was proposed/found/ felt/discovered that…

·It was generally the case that…

·Most people thought/suggested that…

·A number of people mentioned that…

·Several changes were put forward.

·Several staff members expressed the view that…

若報(bào)告中需提供圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或描述行情走勢(shì)，撰寫(xiě)人應(yīng)當(dāng)熟悉這方面寫(xiě)作的常用句型，以下就是該方面寫(xiě)作的一些典型句子結(jié)構(gòu)：

·The table/chart/graph/diagram/figure/statistics shows/describes/illustrates that…

·As it can be seen from the table/chart/figure…

·It is clear/apparent from the table/chart/graph/diagram/figure/statistics that…

·The number of…increased/jumped/rose suddenly/rapidly/dramatically from…to…

·The number of…decreased/dropped/fell greatly/significantly sharply from…to…

·The number of…fluctuated slowly/slightly between…to…

·The number of…remained steady/stable (stayed the same) between…to…

·There was a (very) sudden/rapid/dramatic/significant increase/jump/rise in the number of…from…to…

·There was a (very) sharp/steep/steady/gradual/slow/slight decrease/drop/fall in the number of…from…to…

·The monthly profit/figures peaked in December at 10%.

·The monthly profit/figures reached a peak/a high (point) in December at 10%.

·The monthly profit/figures bottomed out in December at 10%.

·Sales witnessed a great rise/increase/drop/fall between…to…

6、結(jié)論(Conclusions)

報(bào)告的結(jié)論部分是寫(xiě)報(bào)告的人在報(bào)告調(diào)查結(jié)果的基礎(chǔ)上是對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和解釋。同一調(diào)查結(jié)果會(huì)因?yàn)樽珜?xiě)者的不同而得出不同的結(jié)論，但這部分不應(yīng)當(dāng)包括報(bào)告前文中沒(méi)有提到的新的信息。

7、建議(Recommendations)

建議往往是許多商務(wù)報(bào)告寫(xiě)作的最重要部分。一份報(bào)告有效程度常常取決于報(bào)告中所提供的建議的質(zhì)量高低。建議部分主要內(nèi)容為報(bào)告撰寫(xiě)人在經(jīng)過(guò)充分的論證后認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取的措施或行動(dòng)。報(bào)告人有時(shí)也會(huì)描述采取措施后可能出現(xiàn)的后果或情形。

8、附錄(Appendices)

正式的商務(wù)報(bào)告為了增強(qiáng)報(bào)告的說(shuō)服力或真實(shí)性往往會(huì)有一些附加材料，因其篇幅較長(zhǎng)不宜放在報(bào)告當(dāng)中，只能選擇放在附錄中。這部分內(nèi)容可能包括圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)室報(bào)告、問(wèn)卷調(diào)查等。當(dāng)然，簡(jiǎn)短報(bào)告若無(wú)此需要?jiǎng)t不需增加附錄部分。

五、如何提高商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的可讀性

許多人在寫(xiě)完報(bào)告之后往往會(huì)遺忘或忽視報(bào)告寫(xiě)作的最后一個(gè)過(guò)程：對(duì)報(bào)告進(jìn)行編輯排版，使之結(jié)構(gòu)清晰，內(nèi)容便于讀者閱讀。報(bào)告中所增加的一些信息或符號(hào)如同公路上路標(biāo)指引這司機(jī)開(kāi)車一樣為讀者降低閱讀難度，加快閱讀速度，這一點(diǎn)對(duì)爭(zhēng)分奪秒的商業(yè)人士來(lái)說(shuō)尤為重要。以下是一些提供報(bào)告可讀性的常見(jiàn)手段：

·為報(bào)告提供小標(biāo)題;

·使用小段落，盡量做到每個(gè)小話題都用一個(gè)段落來(lái)闡述;

·段落與段落之間空一行;

·提供段落的小標(biāo)題;

·使用列舉符號(hào)羅列具體信息;

·使用星號(hào)或下劃線強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容。

總之，在商務(wù)英語(yǔ)各類報(bào)告的寫(xiě)作過(guò)程中若能抓住以上幾點(diǎn)來(lái)寫(xiě)，不愁無(wú)從下筆。當(dāng)然，這還要學(xué)習(xí)者平時(shí)英語(yǔ)知識(shí)和商務(wù)知識(shí)的積累，才能達(dá)到更好的效果。