本文講述的是日常工作會議主要流程之二：會中工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳請請閱讀本文。1．會議簽到

按會議簽到工作的基本要求完成會議的簽到工作。

為了隨時掌握報到人數(shù)，要認(rèn)真做好簽到工作。

秘書人員在會議召開前應(yīng)準(zhǔn)備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。

1)簿式簽到

簿式簽到是指與會人員到會時，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務(wù)等內(nèi)容，以表示到會。簿式簽到方式簡便易行，但容易在會場門口造成擁擠現(xiàn)象。因此，簿式簽到方式比較適合于小型會議或慶典性會議。

2)卡片式簽到

卡片式簽到又可以分為兩種：一種是將預(yù)先印制好的卡片(相當(dāng)于入場券)提前發(fā)給與會者，入場時，交出一張即可；另一種是磁卡簽到，即與會者進(jìn)入會場時，手持事先領(lǐng)取的磁卡，送進(jìn)電子簽到機(jī)里，簽到機(jī)便即時將其姓名、號碼等內(nèi)容輸入計算機(jī)，與會者入場完畢后，簽到情況便立即在計算機(jī)屏幕上顯示出來。卡片式簽到方式適用于較大型會議。

2．協(xié)助正確使用會場設(shè)備并發(fā)放會議用品

會場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書人員應(yīng)當(dāng)會使用錄音、攝像等設(shè)備，秘書人員還應(yīng)提供會場用品，包括發(fā)放會議所需文具，隨時提供主席臺與會場人員飲用的茶水、飲料等。

3．協(xié)助完成與會人員的食宿安排

與會者食宿問題是會議召開期間會場外服務(wù)工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會議召開前食宿工作都已準(zhǔn)備就緒，但與會人員到會后，仍然會對食宿問題提出一些具體的要求和意見，秘書人員應(yīng)當(dāng)虛心聽取這些意見，盡可能滿足與會者的要求，做到主動熱情服務(wù)。例如，有的與會者由于種種原因提出調(diào)整房間的要求，秘書人員應(yīng)盡量給以調(diào)換，實(shí)在做不到的，也應(yīng)耐心給予解釋，并表示歉意；有的與會者可能對飲食不習(xí)慣而提出意見，也應(yīng)盡量改進(jìn)?？傊瑧?yīng)盡量采納合理的意見要求，并給以滿足。

4．會議記錄

1)為會議記錄做好準(zhǔn)備工作

作為一個秘書，應(yīng)在會議期間做好記錄和筆記，擔(dān)任好會議的記錄員。會議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會議的籌劃和安排工作。正式會議的記錄是會議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，因此，務(wù)必準(zhǔn)確、完整和條理清楚。

(1)準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

(2)準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來補(bǔ)充手工記錄。

(3)要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時隨時使用。

(4)提前到達(dá)會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。

(5)在利用錄音機(jī)的同時必須手工記錄，這樣可以防止錄音機(jī)中途出故障。

2)會議記錄的內(nèi)容

(1)會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點(diǎn)。

(2)與會者姓名。主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后。

(3)會議過程。宣讀上次會議記錄、在會議記錄中產(chǎn)生的問題、通信情況、一般事務(wù)，決議應(yīng)包括會議上的確切措辭、其他事務(wù)——按在會上進(jìn)行的順序記錄、下次會議日期。

(4)主席、記錄員簽名。

3)會議記錄的方法

(1)會議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，而其他的內(nèi)容可簡要概括地記錄。

(2)漏記的內(nèi)容可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡要的解釋。

(3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

4)會議記錄的修改

(1)在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。

(2)如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤，經(jīng)會議批準(zhǔn)，主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤。

(3)會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再做改動。

5)會議記錄的要求

(1)真實(shí)。正式的會議記錄具有法律效力，要確保內(nèi)容的真實(shí)可信，準(zhǔn)確無誤，一旦會議主席簽名和全體成員通過，就不得再改動。

(2)完整。會議記錄必須體現(xiàn)會議的實(shí)際進(jìn)程，要將所有要點(diǎn)完整地記錄下來，不能遺漏。

(3)簡潔。會議記錄不同于一份詳細(xì)報告，而是將會議進(jìn)程以簡明扼要的形式表達(dá)出來。

(4)準(zhǔn)確。會議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確無誤，不能含糊，不能有任何內(nèi)容錯誤。

6)會議記錄的結(jié)構(gòu)與寫法

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

(1)標(biāo)題。

①會議名稱+文種，如““秘書工作”集團(tuán)公司第三屆董事會會議記錄”。

②文種，如“會議記錄”。

(2)正文。

正文的結(jié)構(gòu)是：首部+主體+結(jié)尾。

①首部。會議概況，包括會議名稱；會議時間；會議地點(diǎn)；會議主席(主持人)；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人簽名等。以上6項應(yīng)在主持人宣布開會前填寫好。

②主體。會議內(nèi)容，包括以下內(nèi)容。

(a)會議議題如果有多個議題，可以在議題前分別加上序號。

(b)發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容。記錄每人的發(fā)言時都要另起一行，寫明發(fā)言人的姓名，然后加冒號。

(c)會議決議。決議事項應(yīng)分條列出。有表決程序的要記錄表決的方式和結(jié)果。

③結(jié)尾。另起一行，寫明“散會”，并注明散會時間。

(3)尾部。

右下方寫明“主持人：(簽字)”、“記錄人：(簽字)”。

例文

天地公司項目會議記錄

時間：6月10日上午9:00

地點(diǎn)：公司第一會議室

出席人：各分公司與直屬部門經(jīng)理

主持人：趙亮(集團(tuán)公司副總裁)

記錄：董晴(總經(jīng)理室秘書)

一、主持人講話：今天主要討論一下前期工作的問題。(略)

二、發(fā)言：“美廉娛樂城”的興建立項以及如何開

第一分公司齊總：該項目的選址應(yīng)定位在亞運(yùn)村以北，清河以南……(略)

第二分公司劉總：該項目應(yīng)以體育健身為龍頭，帶動其他餐飲娛樂項目。(略)

市場部郭總：匯報市場調(diào)查與預(yù)測的結(jié)果。(略)

財務(wù)部黃總：匯報公司的資金狀況。(略)

技術(shù)部王總：匯報建筑項目投、招標(biāo)情況。(略)

三、決議：

(一)～(四)(略)

四、散會(上午12:00)

5．編寫會議簡報

會議簡報反映會議進(jìn)程、動態(tài)和主要問題，旨在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握會議的全局和主要信息，以便及時指導(dǎo)，開好會議。寫會議簡報要做到簡要明確，迅速及時。

簡報的結(jié)構(gòu)是：報頭+報核+報尾。

1)報頭

報頭設(shè)在第一頁的上方，與正文部分隔開。約占全頁三分之一的位置，下邊用橫線。報頭有如下內(nèi)容。

(1)簡報名稱。一般用套紅印刷的大號字體，如有特殊內(nèi)容而又不必另出一期簡報時，就在名稱或期數(shù)下面注明“增刊”或“××?？弊謽?。秘密等級寫在左上角，也有的寫“內(nèi)部文件”或“內(nèi)部資料，注意保存”等字樣。

(2)期號。寫在名稱下一行，用括號標(biāo)注。

(3)編印單位。在期號下、間隔線上居左書寫。

(4)印發(fā)日期。寫在與編印單位平行的右側(cè)。

再下面，用間隔橫線將報頭與報核隔開。

2)報核

即簡報的中間部分，主要結(jié)構(gòu)是：(按語)+標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾。

(1)按語。部分簡報在標(biāo)題上端加注編者“按語”，以說明編發(fā)這份簡報的目的，或?qū)ξ闹兴惺马椷M(jìn)行評價。

(2)標(biāo)題。簡報的標(biāo)題類似新聞的標(biāo)題，要揭示主題，簡短醒目。

(3)導(dǎo)語。簡報的導(dǎo)語應(yīng)簡明扼要地概括全文的主旨或主要內(nèi)容，給讀者一個總的印象。導(dǎo)語一般有4種寫法：提問式、結(jié)論式、描寫式、敘述式等。導(dǎo)語一般要交代清楚誰(某人或某單位)、什么時間、干什么(事件)、結(jié)果怎樣等內(nèi)容。

(4)主體。即簡報的主要內(nèi)容。用足夠的、典型的、有說服力的材料將導(dǎo)語的內(nèi)容加以具體化。

(5)結(jié)尾?；?qū)χ黧w部分進(jìn)行歸納和概括，或提出希望及今后的打算。

3)報尾

在簡報最后一頁下部，用間隔橫線與報核隔開，橫線下居左寫明發(fā)送范圍，最后在間隔橫線下居右的括弧內(nèi)注明共印多少份。

例文

鐵通公司××分公司

會議簡報

第(8)期

鐵通××分公司辦公室

編者按：6月13日，鐵通公司總部召開了貫徹信息產(chǎn)業(yè)部精神文明建設(shè)及行風(fēng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組會議精神的電視電話會議，這是鐵通公司成立以來召開的精神文明建設(shè)和行風(fēng)建設(shè)的第一次電話會議，會議內(nèi)容很重要。本期《情況簡報》轉(zhuǎn)發(fā)“秘書工作”副書記的講話要點(diǎn)，望各單位接到《情況簡報》后立即著手這方面的工作，待公司總部正式發(fā)文后，分公司再根據(jù)實(shí)際情況做出具體安排。

會上鐵通公司副總經(jīng)理“秘書工作”傳達(dá)了會議精神及信息產(chǎn)業(yè)部精神文明建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和行風(fēng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組下發(fā)的關(guān)于規(guī)范市場秩序，深化創(chuàng)建活動的文件。鐵通公司黨委副書記“秘書工作”就如何貫徹會議精神做了重要講話，他提出4點(diǎn)意見。

一、提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，把精神文明建設(shè)當(dāng)作企業(yè)的一項重要工作來抓。

二、結(jié)合實(shí)際，突出重點(diǎn)，抓好當(dāng)前精神文明建設(shè)的重要任務(wù)。

三、運(yùn)用媒體，抓住典型，把精神文明創(chuàng)建活動引向深入。

四、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，形成機(jī)制，把精神文明建設(shè)落到實(shí)處。

最后再次強(qiáng)調(diào)，開展這項活動，一定要和建黨80周年活動以及公司上下正在開展的主題活動結(jié)合起來，統(tǒng)一起來。在通信工作會議上已經(jīng)形成了這樣的共識，即鐵通公司的思想政治工作要緊密地圍繞企業(yè)效益最大化來展開，所以，凡屬政治工作的內(nèi)容，都要緊密地結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)與管理活動，避免“兩張皮”，克服“假、大、空”。

送：××辦公室、公司各部(共印30份)

6．做好會議值班、保衛(wèi)工作

(1)會議值班制度要健全，人員要堅守崗位。中大型會議一般要有會務(wù)秘書堅持24小時值守，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。

①在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況，整理文件和資料，傳遞各種信息。

②要控制與會議無關(guān)人員隨便出入會場，特別是保密性較強(qiáng)的會議，更不能讓外人隨意進(jìn)出。

③手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題時，及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

④要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

⑤要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

⑥必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者提供各項具體的服務(wù)。

⑦做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

⑧必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

2)會議保衛(wèi)工作。會議安全保衛(wèi)應(yīng)包括如下內(nèi)容。

①與會的重要人員人身的安全保衛(wèi)。

②會議重要文件的保衛(wèi)。

③會場和駐地的保衛(wèi)。

④會議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi)。

⑤與會者私人貴重物品的保衛(wèi)。

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